Chocolates de Colombia S.A
PLAN ESTRATEGICO EMPRESARIAL
Presentación
RESUMEN EJECUTIVO
El Documento que se presenta a continuación, tiene por finalidad la creación de un plan estratégico que permita el desarrollo integral de Chocolates de Colombia SA en cada una de las áreas funcionales, proporcionando las guías necesarias de actuación para la consecución de los objetivos trazados por el plan por medio de objetivos estratégicos.
Para una mejor comprensión y orden, se ha dado una estructura a la investigación, conformándose cuatro principales capítulos que a continuación serán descritos de manera sintetizada. En el primer capítulo, describe la situación actual de la empresa en cada una de sus áreas funcionales, de tal forma que se pueda identificar las falencias y/o posibles mejoras.
Un segundo capítulo podemos ver un análisis más profundo de la situación donde se definen los principales puntos clave por medio de un análisis FODA y sacar las posibles estrategias para el cruce de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. En el tercer capítulo, se ofrece las diferentes Objetivos estratégicos y sus metas estratégicas según el cruce hecho en el capitulo anterior. En el cuarto capítulo Podemos ver el plan de acción y la implementación del Plan Estratégico Empresarial
Misión
Nuestra misión es brindar chocolates novedosos, atractivos y de excelente calidad a nuestros clientes y consumidores, de forma que satisfagan sus necesidades y brinden la mejor imagen para la organización. Comprometidos con la conservacion ambiental, la salud ocupacional y la seguridad organizacional, guiados por una filosofía de mejoramiento continuo hacia bienestar integral de los grupos de interés, en el marco del cumplimiento de la legislación aplicable.
Visión
Busca consolidarse hacia el futuro como una excelente empresa líder en calidad e innovación de chocolates a nivel nacional e internacional ofreciendo un llamativo producto para cualquier persona.
1. Diagnóstico Institucional
Área de Compras:Actualmente el área de compras se encuentra en un constante intercambio de información e informes con el Área de Mantenimiento sobre la situación actual de los equipos presentes en la empresa, esto es extremadamente importante ya que si el área de compras es informada de la adquisición de nuevos equipos tendrá que hacerse un proceso de contacto con esta área para iniciar el proceso de búsqueda de proveedores, así como también identificar el modo en que se hará, es decir, si se adoptara licitación o compra directa con determinado proveedor, y también una buena administración de contrato, clausulas y condiciones que involucran una buena adquisición de activos. Esto también aplica para las negociaciones que llevara lugar la adquisición de materia prima y de activos utilizados en la cuenta Gastos Operacionales.
Adicional a esto, luego de recibirse la solicitud de adquisición de equipo, se deberá pasar una propuesta al área financiera sobre los beneficios y presupuesto de la adquisición, para que ellos aprueben la inversión y hagan la transacción final.
Área de Finanzas: Actualmente la organización realiza las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos sobre el capital para la asignación de las adquisiciones, gestión de los créditos, recaudo, auditoría interna, procesamiento de datos, estadísticas, contabilidad financiera y de costos. Es por ello que estas actividades requieren de un sistema financiero y contable que permite el análisis para la toma de decisiones en inversiones futuras y capacidad para responder con las necesidades del mercado economicamente. Además cuenta con técnicas y estándares procedimentales para la realización de auditorías que identifiquen de la mejor manera los problemas relativos al control organizacional y aseguramiento del cumplimiento de las políticas externas para organizaciones como Chocolates de Colombia S.A.
Área Ventas: Chocolates Colombia actualmente en su área de ventas, cuenta con diferentes medios tanto para su promoción como para la distribución,Nuestro producto tendrá un tipo de canal de venta con intermediarios así que este se distribuirá en las grandes superficies, supermercados de barrio y tiendas antes de la fecha de lanzamiento, con lo cual tan pronto se realice el lanzamiento de nuestro nuevo sabor este se encuentre al alcance de la gente.
A través de medios tecnológicos como la web, se prestara la suficiente información acerca nuestra empresa lo cual servirá para que nuestros clientes cuenten con un contacto directo con la compañía y viceversa esto sencillamente en pro del crecimiento, desarrollo y fortalecimiento de la empresa
Los volantes se piensan hacer muy esporádicamente y se manejaran en sectores definidos de la ciudad, sobre todo en lugares cerca de nuestra fábrica y puntos de venta.
Un medio muy eficaz si se quiere llegar a los clientes de manera rápida y efectiva es el correo directo, a los distribuidores como dulcerías dentro de los centro comerciales supermercados, entre otros por medio de este se enviara tarjetas, alusivas a días especiales como es mes de la madre, navidad, etc. Que no es utilizado con mayor regularidad
Área de Mercadeo: La empresa en esta área cuenta con estrategias de mercadeo definidas, procesos de innovación en los productos y filiación de clientes gracias a un CRM que posee; además de tener una estrecha relación con el área de producción a fin de mantener la calidad y la confiabilidad de los productos.
Además existe una comunicación constante con el área de compras a fin de determinar los aspectos del producto como etiquetas, envases o empaquetado que toque adquirir; así como también de los insumos pertinentes para la producción de productos nuevos resultantes de procesos de innovación. Debido a que Chocolates Colombia S.A es una empresa dedicada a la fabricación y distribución de chocolates de consumo masivo, es por ello que utiliza un gran mercado consumidor primario que permita el acceso continuo de los productos en la comunidad y su distribución por las diferentes zonas de distribución.
Area de mantenimiento y soporte: A nivel informático hoy en día la empresa de Chocolates de Colombia S.A cuenta con dos sistemas de información importantes que nos permiten agilizar procesos e intervenir de forma automatizada brindando mayor rapidez en el tratamiento de la información. Dichos sistemas de información son desarrollos internos hechos a la medida, las demás aplicaciones han sido adquiridas a empresas como Microsoft para actividades de ofimática. Se cuenta con planes de gestión de tecnología, documentación de gerencia de proyectos, desarrollo de informes que van debidamente documentados para llevar un estricto control de los procesos y servicios (todo lo anterior está a cargo del jefe de sistemas), aparte de gestionar las tareas operativas, se cuenta con un plan estratégico de tecnologías de información que nos ayuda a guiar los esfuerzos para dar soporte al negocio guiado por los objetivos para dar soporte al mismo.
Nuestra empresa actualmente cuenta con un manual de mantenimiento con el cual nos basamos para hacer el cronograma de mantenimiento durante el año a cada una de las áreas específicas de la empresa tales como la infraestructura, maquinas (automotriz) y a los equipos de cómputo, especificando fechas, además de los formatos que se deben llenar por cualquier eventualidad salida del cronograma anual. También tenemos formatos financieros para la adquisición de maquinaria, repuestos,software y demás.
La infraestructura actual de la empresa esta en buen estado, el ultimo mantenimiento se hizo el mes pasado dejándola en buen estado.
La maquinaria de producción esta en buen estado debido a que las maquinas han sido adquiridas recientemente. Antes de su funcionamiento se hicieron las debidas pruebas para cerciorarnos de su buen funcionamiento.
A todos los carros(la maquinaria automotriz) de distribución se le hace su debido mantenimiento antes de salir a las afueras de la ciudad de Manizales de lo contrario se hace cada mes.
Area de Personal: La empresa Chocolates de Colombia, cuenta actualmente con personal calificado en cada una de las Areas organizacionales, que ademas, cuentan con la capacitacion necesaria para que las funciones que cada uno realizan, vayan siempre dirigidas al cumplimiento de los objetivos y metas del negocio.
Igualmente, dicha area, cuenta con los diferentes planes que ayudan a que las actividades se puedan cumplir de la mejor manera: Planes de capacitacion para el personal nuevo que ingresa a la empresa, Planes de Supervision al personal de produccion que permitan analizar la situacion de dicha area, y ademas verificar que los objetivos se esten cumpliendo, Planes de Seguridad para el personal.
Es un area que se relaciona con las demas dependencias de la empresa, de las cuales recibe las entradas necesarias, para que se puedan realizar los analisis necesarios y tener informacion actualizada de la situacion del personal de la empresa.
Area de produccion: Nuesta area de produccion es un area que recibe mucha informacion y datos de las demas areas, y en funcion a lo anterior, garantizamos la comunicacion acertiva entre las areas, para que podemos ofrecer la fabricacion de productos garantizados desde la informacion que envia por nuestra area de compras, hasta lo que entregamos a nuesta area de calidad, brindando entre estas dos etapas unos procesos garantizados de manejo de insumos y como este se transforma en el producto terminado; asegurando procesos diseño de productos, ingenieria industrial y de planta, la planeacion de la produccion y por ultimo la fabricacion de los mismos, haciendo uso de nuestras herramientas tecnologicas para el control de todos los indicadores de nuestra area y asi tener reportes mas reales para accionar segun nuestros planes de accion nos indiquen.
Los constantes cambios del mercado hacen que nuestra area de produccion tambien sea flexible hasta el punto adaptar al maximo nuestros recursos tecnologicos, humanos y tecnicos a disposicion de nuevos productos, pasando por un agil proceso de planeacion e ingenieria, garantizando asi que las lineas de produccion siempre esten en funcionamiento, de una forma efizaz y eficiente.
Tenemos un control de personal, de maquinaria y de proyectos que garantiza para otras areas mucha informacion relevante, como tiempo laborado por persona, reparaciones necesarias y vitales para la maquinaria del negocio y lineas de tiempo en la ejecucion de un producto o cantidad determinada, respectivamente.
Nuestro proposito es mantener un nivel de produccion optimo, dentros de los indicadores necesarios por nuestra empresa para seguir siendo lideres en el mercado, tratando de tener un area productiva lo mas eficaz y eficientemente posible y que este claramente lineada con los objetivos de nuestra area, con algunas de otras areas relacionadas y por supuesto con los de toda la organizacion. Adicional a esto, contamos con un comite de produccion mensual donde se analisan procesos, proyectos, maquinarias y talento humano de nuestra area, y alli evaluamos segun lo indicadores y tomamos decesiones con respecto a estos indicadores, para asi mantener y reorganizar constantemente nuestro recursos, ofreciendo a la gerencia indicadadores reales de mantenimiento y retroalimentacion de nuestra area.
Area de Control de Calidad:La empresa Chocolotes de Colombia S. A actualmete cuenta con un manual de control de calidad donde se en cuentra el Proceso seguido por la empresa para asegurarse de que nuestro producto cumpla con los requisitos mínimos de calidad. Con la política de Gestión de Calidad Óptima (GCO) toda la organización y actividad de la empresa está sometida a un estricto control de calidad ya sea de los procesos productivos como de los productos finales. Y así mismo nuestra empresa cuanta con esta técnica de calidad óptima ya que nuestro cliente es primero y así podemos cubrir su necesidad y poder satisfacer sus expectativas.
En la etapa de cambios, la empresa busca elevar índices de productividad, lograr mayor eficiencia y brindar un servicio de calidad, lo que está obligando que los gerentes adopten modelos de administración participativa, tomando como base central al elemento humano, desarrollando el trabajo en equipo, para alcanzar la competitividad y responda de manera idónea la creciente demanda de productos de óptima calidad y de servicios a todo nivel, cada vez más eficiente, rápido y de mejor calidad.
2. Análisis FODA
Debe exponerse la información contenida en la Matriz FODA, adicionalmente, para efectos de la consolidación de la información que contiene el FODA, podrá utilizarse papeles de trabajo por cada aspecto del FODA:
Fortalezas
· Recurso humano capacitado.
· Alianza con los proveedores
· Estrategias de mercadeo definidas
· Propiedad de la tecnología necesaria para la administración de materia prima en el proceso de producción.
· Calidad y confiabilidad del producto.
· Buena capacidad en los canales de distribución.
· Los productos cuentan con estándares de calidad.
. Fuerza de ventas.
· Los procesos y las tecnologías de Información se pueden adaptar fácilmente.
. Suficiente materia prima.
. Cumplimiento con las políticas estatales
. Se cuentan con las políticas de seguridad necesarias para los empleados.
Oportunidades
· Buenos márgenes de ganancia
· Respuesta de los clientes finales ante nuevas ideas
· Incursión en mercados internacionales
· Crecimiento rápido del mercado
· Diversificación de productos
· Innovación de productos
. Tratado de libre comercio(TLC)
. Ampliación de la fuerza de venta
. Creación de nuevos canales de venta
Debilidades
· Seriamos un competidor débil
. Falta automatización de procesos de compra.
· Presupuesto limitado
. Publicidad escasa en el mercado Nacional.
· El personal de entrega necesita entrenamiento
. Ya que la mayoría de las ventas se realizan a través de distribuidores, no se controla que porcentaje de descuento llega al cliente final
. No contamos con empaques bio-degradables.
. Estandarización de procesos
Amenazas
· Creciente competencia
· Cambios en las políticas comerciales
· Cambios demográficos
· Cambio en las necesidades y gustos de los consumidores
Estrategias DO (debilidades y oportunidades)
- Aumentar los margenes de ganancia de la empresa para poder destinar más recursos a procesos de adquisición de infraestructura y sistemas de información más pertinentes.
- Automatizar los procesos de compra.
- Creación e impulso de estrategias para la comercialización de productos innovadores.
- Aprovechar los productos innovadores para incursionar en nuevos mercados.
- Entrenar el personal de entregas para ampliar los canales de distribución y la fuerza de venta.
- crear estrategias de ventas basadas en descuentos que lleguen a los clientes finales para ampliar la fuerza de venta.
- Aprovechar los procesos de innovación de la empresa para crear concientización ambiental mediante el uso empaques bio- degradables para nuestros productos.
- crear una estandarización de procesos para lograr que la compañía sea más competitiva y pueda tratar de incursionar en mercados internacionales aprovechando el TLC.
- Estrategias FO (fortalezas y oportunidades): Julian, Alejandra y Sebastian
- Explotar las habilidades de nuestros empleados para generar una mejor rentabilidad.
- Aprovechar las alianzas con los proveedores para realizar los procesos de diversificación de productos.
- Adaptar fácil, y eficientemente los procesos y tecnologías de información de tal manera que permita impulsar la innovación de productos.
- Reestructurar las estrategias de mercado de la mejor forma ante una posible implementación del TLC.
- Agregar motivaciones y/o elementos de apoyo en salud ocupacional para impulsar las fuerzas de ventas.
ESTRATEGIAS FA (fortalezas y amenazas): Liliana, Rocio, Diana
- Aprovechar el recurso humano capacitado con que cuenta la empresa para generar estrategias que le permitan tener una ventaja competitiva.
- Garantizar la permanente calidad de los productos de la empresa ya que estos cuentan con estándares de calidad que están avalados por las normas correspondientes. Esto generara que el constante cambio en las necesidades y gustos de los consumidores sea permanentemente satisfecho.
- Tener la mejor calidad en los productos ofrecidos para hacernos menos vulnerables ante las competencias.
- Aprovechar los buenos canales de distribución para que todos nuestros productos sean conocidos a nivel nacional, incluyendo los lugares de difícil acceso
- Garantizar la suficiente materia prima para satisfacer en un momento dado el incremento en la demanda de los productos
Estrategias DA (debilidades y amenazas): Oscar Rios, Camilo, July
- Estandarizar los procesos para afrontar el crecimiento de la competencia mediante la creación de ventajas competitivas.
- Generar planes que nos permitan dar a conocer la empresa en el mercado, de forma tal que la competencia no tome ventaja ante nosotros.
- Aprovechar la calidad y versatilidad en los productos ofrecidos, para que los cambios demográficos y en los gustos de los clientes no sean críticos para la empresa.
- Creación de planes que garanticen una constante innovación dentro de la empresa, tanto en productos, como en las materias primas usadas para la creación de estos, garantizando así que el consumidor final no pierda interés en el consumo de nuestros productos.
- Capacitar al personal que interactúa directamente con el cliente, garantizando una buena atención al mismo.
- Elaborar estrategias claras que ataquen nuestra falta de automatizacion en el control de compras, para tratar de adelantarnos a nuestras necesidades, sin dejar de brindar un producto de buena calidad garantizando la materia prima de calidad y cantidad requerida y asegurando que obtendremos las menores perdidas en nuestras compras; esto por medio de controles manuales de compra lo mejor organizado posibles.
- Elaborar controles necesarios para detectar los cambio en el mercado, para que como minimo mensualmente se pueda detectar que productos se están vendiendo mas o vendiendo menos, y que estos datos afecten áreas de marketing y producción y así estar preparados para los resultados de las estrategias mantención de productos o de aumento de los mismos.
- De los mismo datos que se obtendrán se elaboran planes de acción no automatizados que guíen nuestros procesos de ventas y compras, donde mensualmente los estudios de mercado, y análisis de las ventas indiquen nuestras acciones a seguir por un buen tiempo en adelante y que además esto quede consignado como datos históricos que después se pueden utilizar para el futuro.
3. Objetivos Estratégicos y Metas Estratégicas
Objetivos Estrategicos FO (fortalezas y oportunidades)
- Crear asociaciones con los mejores proveedores y clientes del mercado, para proporcionar valor agregado a los productos que comercializamos.
- Incorporar nuevas tecnologías de información y adaptarla de forma eficiente a los procesos para asi poder generar innovación de productos
Metas Estrategicas FO
- Crear asociaciones con los mejores proveedores y clientes del mercado, para proporcionar valor agregado a los productos que comercializamos.
Metas:
- Evaluar nuevos convenios o contratos con los proveedores cada año para fortalecer relaciones e impulsar nuestros productos.
- Generar nuevos productos gracias a las nuevas materias primas entregadas por los proveedores y así poder entrar a nuevos mercados
- Incorporar nuevas tecnologías de información y adaptarla de forma eficiente a los procesos para asi poder generar innovación de productos
Metas:
- Generar reportes semestrales acerca de la gestión de tecnologías de forma tal que nos evidencie el desempeño en los procesos y servicios estructurando la innovación de productos.
- Evaluar cada revolución del mercado para identificar sus nuevas exigencias e implementar procesos y servicios tecnológicos que puedan dar respuesta a ello.
Objetivos Estrategicos DO (Debilidades y oportunidades)
- Lograr Innovación en el mercado que le permita a la empresa llegar a nuevos consumidores.
- Estandarizar los procesos de la empresa
Metas Estrategicas DO (Debilidades y oportunidades)
- Lograr Innovación en el mercado que le permita a la empresa llegar a nuevos consumidores.
Metas
- Realizar estudios de Mercado
- Actualizar los procesos de innovación de la empresa
- Realizar capacitaciones y entrenamiento a las personas encargadas de los procesos de innovación.
- Estandarizar los procesos de la empresa
Metas
- Adoptar un modelo de estandarización de procesos.
- Definir una estrategia para implementar el modelo de estandarización elegido.
- Capacitar a los empleados de las diferentes Áreas de acuerdo a las funciones que desempeñan.
Objetivos Estrategicos DA (debilidades y amenazas)
- Crear planes que garanticen una constante innovación dentro de la empresa, tanto en productos, como en las materias primas usadas para la creación de estos, garantizando así que el consumidor final no pierda interés en el consumo de nuestros productos.
Metas:
- Realizar estudios que permitan identificar que nuevas materias primas estan siendo usadas para la creación de chocolates.
- Realizar un estudio de mercado, que nos arroje resultados sobre las preferencias que esta teniendo la población.
- Generar planes, de acuerdo a los resultados obtenidos, que mejoren nuestros productos e impulsen la competitividad de la empresa.
- Capacitar al personal que interactua directamente con el cliente, garantizando una buena atención al mismo.
- Metas:
- Evaluar semestralmente al personal, tanto de atencion al cliente, como al encargado de las entregas.
- Realizar un plan de capacitacion, que este actualizado, de acuerdo a leyes, politicas y trato a los clientes.
- Se enumeran los Objetivos Estratégicos determinados por la Empresa así como el período de su ejecución
- Se referencia cada Objetivo Estratégico con su respectiva Meta Estratégica Empresarial.
- Se presentan los Indicadores de Desempeño Estratégico que se aplicarán en la medición de las Metas Estratégicas.
OBJETIVOS DE LAS ESTRATEGIAS SOBRE LAS DEBILIDADES Y AMENAZAS
- Innovar con el manejo de materiales biodegradables que permitan a la organización ser mas competitiva a la hora de llegar al cliente, con materiales que sean amigables con el medio ambiente y que sean innovadores en el mercado de los comestibles.
- Llegar con la publicidad que manejamos a todos los niveles de población con publicidad que impacte e innove de acuerdo a la competencia de nuestro nicho de mercado
- Estandarización de los procesos que se manejan en la empresa de acuerdo a las regulaciones legales estipuladas por el gobierno nacional , en pro del mejoramiento de la empresa ante la competencia y los clientes.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y METAS FA (fortalezas y amenazas): Liliana, Rocio, Diana
- Aprovechar el recurso humano capacitado con que cuenta la empresa para generar estrategias que le permitan tener una ventaja competitiva.
Metas:
a).Evaluar el personal para saber la capacidad de innovación, creatividad y liderazgo que hay en cada uno de ellos.
b). Capacitar el personal para mantener a la vanguardia de la competencia empresarial.
c). Incentivar a cada uno de los empleados a estudiar el tema de interés dándoles una ayuda monetaria en su mensualidad para el pago de la misma.
- Garantizar la permanente calidad de los productos de la empresa ya que estos cuentan con estándares de calidad que están avalados por las normas correspondientes. Esto generara que el constante cambio en las necesidades y gustos de los consumidores sea permanentemente satisfecho.
Metas:
a). Hacer continuamente análisis de calidad a los productos para mantenernos por encima de la competencia.
b). Inspeccionar que los estándares de calidad se estén cumpliendo en cada una de las áreas de la organización.
c). Tener cada semestre por lo menos dos productos nuevos en el mercado, para crear nuevos gustos en nuestros clientes, y así mantenernos como una empresa innovadora
- Tener la mejor calidad en los productos ofrecidos para hacernos menos vulnerables ante las competencias.
Metas:
a). Evaluar el cumplimiento de los estandares de calidad mediante estadisticas de satisfaccion de los clientes con relacion a los productos terminados.
b). Realizar un periodo determinado de prueba de los productos para evaluar el grado de sanidad e higiene en los componentes de los productos.
c). Utilizar adecuadamente los manuales de manipulacion de alimentos para garantizar los procedimientos correctos en la elaboracion de los productos.
- Aprovechar los buenos canales de distribución para que todos nuestros productos sean conocidos a nivel nacional, incluyendo los lugares de difícil absceso.
Metas:
a). Hacer que en el año 2010 nuestro producto llegue y sea conocido en cada rincón de nuestro país.
b). Incentivar a nuestros distribuidores como los son los supermercados de cadenas y tiendas de barrios de la ciudades principales.
c). Hacer que nuestros productos sean mas económicos conservando la mejor calidad.
- Garantizar la suficiente materia prima para satisfacer en un momento dado el incremento en la demanda de los productos
Metas:
a). Evaluar y determinar los ambientes cambiantes del mercado para definir el inventario permanente de la materia prima en la organización.
b). Evaluar el ambiente de almacenamiento de la materia prima garantizando óptimas condiciones ambientales y de sanidad.
c). Evaluar el presupuesto correspondiente al inventario para llevar un mejor control financiero destinado a la materia prima.
4.Plan de acción e implementación:
Para ser consecuentes con las estrategias planteadas anteriormente , haremos el plan de acción para alcanzar los objetivos en un tiempo determinado de mediano plazo, en donde tendremos capital humano, técnicos y recursos económicos. que nos ayudaran a llegar a un buen termino en nuestro plan estratégico.
Las acciones que se pondrán en marcha:
Producto: Eliminar, modificar y lanzar nuevos productos al mercado, creación de nuevas marcas, ampliar la gama, mejorar la calidad del producto, creación de nuevos empaques y tamaños del producto.
Precio: Revisión de las tarifas actuales, cambios en la política de descuentos, incorporación de rapples, bonificaciones de compra.
Canales de distribución:Comercializar mas a través de Internet, apoyo al detal, fijación de condiciones a los mayoristas, apertura de nuevos canales, políticas de stock, mejoras del plazo de entrega.
Área comercial: definición de funciones,deberes y responsabilidades de los diferentes niveles comerciales,ajuste de plantillas, modificaciones de puntos de venta y rutas, retribución e incentivación a los vendedores, cumplimiento y buena tramitación de pedidos
Comunicación integral: Potenciación de página Web, plan de medios y soportes, determinación de presupuesto, campañas promocionales
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